Términos y condiciones de uso

Aralak es una plataforma de software en línea (aralak.com) para negocios. Hoy ofrece dos productos, que se contratan por separado:

Catering Manager, para negocios de comida y catering: clientes y leads, eventos y calendario, cotizaciones y propuestas, menús, recetas, ingredientes, inventario, lectura de facturas de compra, compras, producción, empaque, personal, tareas, gasolina, pagos, rentabilidad, reportes, un asistente con inteligencia artificial y, si se activa, un cotizador para la web de la empresa e integración con WhatsApp.

Bodega y Proyectos, para empresas que compran, guardan, prestan e instalan equipos: inventario con series y garantías, entradas y salidas, proyectos e instalaciones con actas, firmas y fotos, incidencias y reparaciones, colaboradores, horas y planilla, y reportes.

En estos términos, «Aralak» es quien presta el servicio. «el Cliente» es la empresa que contrata Aralak, y «Usuario» es cada persona a la que el Cliente le da acceso. Al usar la plataforma, cada Usuario acepta estos términos a nombre propio y, si administra la cuenta, a nombre del Cliente.

Las cuentas las crea Aralak o el administrador del Cliente. Cada cuenta es personal: no se comparte la contraseña. La primera contraseña la genera el sistema y el Usuario debe cambiarla en «Mi cuenta».

El Cliente decide qué ve y qué puede hacer cada persona con los roles que arma en Configuración, y es responsable de lo que hagan los Usuarios que invita. También es responsable de quitar el acceso a quien ya no trabaja con él.

Si alguien sospecha que su cuenta fue usada sin permiso, debe cambiar la contraseña y avisarle a Aralak cuanto antes.

Todo lo que el Cliente carga (clientes, eventos, recetas, precios, facturas, fotos, inventario) es del Cliente. Aralak lo guarda y lo procesa solo para prestar el servicio: no lo vende, no lo usa para publicidad y no se lo muestra a otras empresas.

Si leyó hasta acá, le damos un 15 % de descuento en su segundo mes con el sistema. Para usarlo, escríbanos la frase «Leí los términos» antes de pagar ese mes.

Cada empresa está aislada en la base de datos: una empresa no puede ver los datos de otra. Aralak hace respaldos periódicos y uno antes de cada actualización importante.

Si el Cliente deja el servicio, puede pedir una copia de sus datos dentro de los 30 días siguientes. Pasado ese plazo, Aralak puede borrarlos de forma definitiva.

Cuando el Cliente guarda datos de sus propios clientes, empleados o proveedores (nombres, teléfonos, correos, direcciones), el Cliente es el responsable de esa base de datos y Aralak actúa como encargado que la trata por cuenta del Cliente, según la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) y su reglamento.

El Cliente se compromete a tener el consentimiento o la base legal para guardar esos datos y a usarlos solo para fines legítimos. Aralak aplica medidas razonables de seguridad: conexiones cifradas, contraseñas guardadas con cifrado de una sola vía, aislamiento por empresa y bitácora de cambios.

En Bodega y Proyectos el Cliente puede guardar datos de sus colaboradores: cédula, cuenta bancaria, salario, horas y pagos, además de firmas y fotos de quien recibe una instalación. La cédula y los datos bancarios se guardan cifrados y solo los ven las personas a las que el Cliente les da ese permiso. El Cliente responde por informar a sus colaboradores y a quienes firman que esos datos se guardan.

Algunas funciones usan inteligencia artificial de Google (Gemini): leer las fotos y PDF de las facturas, ordenar productos en categorías, comparar productos entre supermercados, buscar el precio más caro y el asistente «Aralak IA». Para eso se envían a Google las imágenes de las facturas y los textos necesarios. Mientras Aralak use la capa gratuita de Gemini, Google puede usar esa información para mejorar sus productos: por eso no se deben subir documentos con datos sensibles que no sean de compras.

La IA puede equivocarse. Aralak calcula cantidades, costos e impuestos con reglas propias y marca lo que hay que revisar, pero lo que se registra en el inventario lo confirma una persona del Cliente. Nada se le envía solo a un cliente del Cliente.

Aralak consulta los catálogos públicos de comercios como Más x Menos, Walmart, Maxi Palí, Palí, Mayca y PriceSmart para completar nombres, presentaciones, categorías y precios de referencia. Solo se envían códigos o nombres de productos, nunca datos del Cliente.

Esos precios son de referencia: pueden cambiar, variar por sucursal o estar desactualizados. El precio que manda en los costos es el que el Cliente pagó.

Aralak ayuda a separar el neto, el IVA y lo pagado en cada compra y a calcular la rentabilidad, pero no es un sistema de facturación electrónica ni presta asesoría tributaria o contable. Las declaraciones y la facturación ante Hacienda son responsabilidad del Cliente.

La planilla de Bodega y Proyectos ordena horas, conceptos y pagos, pero no calcula por sí sola las cargas de la CCSS, el impuesto sobre la renta, el aguinaldo ni las vacaciones: esos montos los define y valida el contador del Cliente. Los pagos a la CCSS, a Hacienda y a los colaboradores son responsabilidad del Cliente.

Aralak envía correos de servicio, como la recuperación de contraseña. Si el Cliente conecta WhatsApp, los mensajes pasan por la plataforma de Meta y quedan sujetos a sus condiciones; las credenciales se guardan cifradas.

El tráfico de aralak.com pasa por Cloudflare. Aralak no responde por caídas o cambios de esos terceros, pero hará lo razonable para que el servicio siga funcionando.

No se permite usar Aralak para actividades ilegales, intentar ver datos de otras empresas, vulnerar la seguridad, copiar o revender el software, automatizar el uso de forma abusiva ni cargar contenido que no sea del negocio. Aralak puede suspender una cuenta que incumpla esto.

El servicio se paga por mes según lo acordado con Aralak. Si un pago se atrasa, Aralak puede pausar la empresa: mientras está en pausa nadie entra, pero los datos se conservan y las propuestas ya enviadas a los clientes del Cliente siguen abiertas. Al ponerse al día, se reactiva igual que estaba.

El Cliente puede dejar el servicio cuando quiera avisando a Aralak; lo pagado no se devuelve. Aralak puede terminar el servicio avisando con 30 días de anticipación.

Aralak trabaja para que la plataforma esté disponible y sin errores, pero no garantiza que funcione sin interrupciones. Puede haber mantenimientos, que se intentan hacer en horas de poco uso.

Aralak mejora el sistema constantemente: puede agregar, cambiar o quitar funciones. Si un cambio afecta de fondo lo contratado, se avisa antes.

En la medida en que la ley lo permita, la responsabilidad de Aralak por cualquier reclamo se limita a lo que el Cliente pagó en los tres meses anteriores. Aralak no responde por ganancias perdidas, decisiones tomadas con datos mal cargados o por el uso que el Cliente haga de la información.

El software, el diseño y la marca Aralak son de Aralak. El Cliente recibe una licencia de uso mientras el servicio esté activo. Los datos y documentos que el Cliente carga siguen siendo suyos.

Si estos términos cambian de fondo, cada Usuario los vuelve a ver y aceptar al entrar. Se rigen por las leyes de la República de Costa Rica; cualquier diferencia se intentará resolver primero conversando.

Dudas, pedidos de datos o reclamos: por el correo o el WhatsApp de contacto que aparece en aralak.com.